Honorarmodelle in der Personalberatung: Teil 1

Retainer vs. Erfolgsbasiert

Die Mandatierung von Personalberatungen durch Unternehmen hat in Deutschland Tradition. Da­bei kommt der externe Experte nicht nur bei der Besetzung von Führungspositionen zum Einsatz, sondern wird vermehrt auch bei Spezialisten ohne Führungsverantwortung eingesetzt. In diesem Beitrag wollen wir einen weiteren Aspekt für die gelungene Zusammenarbeit mit Personalberatern beleuchten: Die häufigsten Honorarmodelle – wir zeigen Ihnen, was diese ausmacht und worin die Vor- und Nachteile bestehen.

Je nach „Variante“ der Personalberatung unterscheiden sich die gängigen Honorarmodelle: Grob unterteilt handelt es sich dabei um Honorarmodelle für klassisches Headhunting, also die vorab festgelegte Direktansprache eines bestimmten Personenkreises mit dem Ziel einer Stellenbesetzung in Festanstellung (auch Permanent- oder kurz „Perm“-Geschäft genannt). Diese Form der Vermittlung ist die älteste und am weitesten verbreitete. Durch die zunehmende Flexibilisierung des Arbeitsmarkts sind aber eine Reihe weiterer Vertragsarten und Vermittlungsformen entstanden: In dem Kontext sei das interimistische Geschäft, also die Vermittlung von Freiberuflern (auch kurz „Interim-“ oder „Contracting“-Geschäft genannt) erwähnt. Ebenso das Modell der Zeitarbeit bzw. die  Vermittlung in Arbeitnehmerüberlassung (aus dem angelsächsischen entlehnt auch kurz „Temp“-Geschäft genannt) erwähnt. Hinzu kommen einige Misch-Varianten unter Hinzunahme von Werkverträgen, in denen ein Arbeitsergebnis geschuldet wird, was aber häufiger im IT- oder Ingenieursbereich Anwendung findet. Daher wollen wir uns im Folgenden als ausschließlich im Perm-Bereich tätige Gesellschaft auf die in unserem Bereich gängigen Honorarmodelle eingehen:

Man unterscheidet hier im Grunde danach, wann Honoraransprüche entstehen: Entweder entlang der Wertschöpfungskette nach definierten Meilensteinen („retained“, also mit Anzahlung) oder erst nach erfolgreicher Besetzung („contingent“, also erfolgsbasiert).

Der Honoraranspruch für den Schnellstbietenden – das erfolgsbasierte Modell

Das sogenannte erfolgsbasierte Honorarmodell ist auch als „Contingency-Modell“ bekannt, aus dem englischen Wort „contingency“ (wortwörtlich übersetzt: Zufall, Eventualität, Möglichkeit) entlehnt. Dabei wird das volle Honorar für die beauftragte Personalberatung nur dann fällig, wenn ein Arbeitsvertrag mit einem der Kandidaten oder einer der Kandidatinnen abgeschlossen wird.

Alle Arbeitsschritte bis dahin werden nicht separat in Rechnung gestellt. Führt die Suche im Contingency-Modell also nicht zur gewünschten Stellenbesetzung, wird üblicherweise auch kein Honorar fällig. Unternehmen schätzen diese Art der Zusammenarbeit mit Personalberatern, da nur im Erfolgsfall der Suche ein Honorar bezahlt werden muss und somit bis dahin die Suchbestrebungen „kostenfrei“ sind.

„Wir brauchen einen Buchhalter. Schicken Sie doch mal Ihre Profile!“

In diesem Modell fragen Unternehmen meist verschiedene Personaldienstleister gleichzeitig an, „einfach mal alle vorhandenen, möglicherweise passenden Profile“ zu übermitteln – das Motto aus Sicht der Personalberatung ist also “What you get is what we have“.

Am häufigsten wird das erfolgsbasierte Modell bei der Suche nach Fachkräften mit Gehaltsbändern bis ca. 70.000€ Jahresbrutto-Zielgehalt angewendet und eher selten(er), wenn es um die Besetzung von Führungspositionen oder gehobeneren Fachexperten-Rollen geht. Spätestens ab sechsstelligen Vergütungspaketen ist dieser Ansatz dann mit zunehmendem Anspruch und bei besonders exponierten Schlüsselpositionen immer seltener bis gar nicht mehr zu finden.

Vergütung gemäß der Wertschöpfung – Das Retainer-Modell

Beim sogenannten Retainer-Modell werden die Honoraransprüche der Headhunting-Agentur entlang der Wertschöpfungskette der Zusammenarbeit verteilt und ver­rechnet. Dabei ist sowohl die „klassische Drittelregelung“ üblich als auch der Einsatz einer Teilzahlung zu Beginn einer Suche. Bei der Drittelregelung wird ein Drittel des zuvor festgelegten Gesamthonorars bei der Auf­tragsannahme fällig, ein weiteres Drittel bei Vorlage der short list, also der Präsentation infrage kommender Kandidatinnen und Kandidaten, die aus der zuvor abgestimmten long list in die engere Wahl gekommen sind und eingeladen werden, und das letzte Drittel bei Abschluss des Arbeits­vertrages.

Eine andere gängige Arbeitsweise ist die Teilzahlung oder Anzahlung zu Beginn einer Beauftragung oder Mandatierung für eine Suche, welche
bei Abschluss eines Arbeitsvertrages mit dem offenen Restbetrag verrechnet wird. Meistens kommen hier Aufteilungen zwischen 33:67 oder 50:50, aber auch
vorab festgelegte Pauschalbeträge zum Einsatz. Einflussgrößen für solche individuelle Vereinbarungen sind u.a. Spezifität und Attraktivität der
Position, aber vor allem auch die Geschwindigkeit, in der die Suche abzuwickeln ist sowie kfm. Parameter in den Personalberater-Verträgen wie Zahlungsziel,
Ersatzverpflichtungen (auch gern „Nachbesetzungsklausel“ genannt), Honorarhöhe, Abbruchvereinbarungen uvm.

Typischerweise kommt dieses Honorarmodell eher in höherwertigen Projekten zum Tragen, wenn es also um Gehaltsbänder von 80-100k EUR Jahresbrutto aufwärts bei den zu vermittelnden Zielgruppen geht. Das betrifft also das Fachexperten-Level genauso wie das Middle- und Top-Management.  Bei der Besetzung von Vorstandsmitgliedern, Beiräten, Aufsichtsräten oder Geschäftsführungs­positionen wird im Regelfall nur mit dem Retainer-Modell gearbeitet – allein schon aus Vertraulichkeits- / Diskretionsgründen, aber auch, weil die Mandantschaft den Suchauftrag im Regelfall nicht breit streuen möchte, sondern die Suche bewusst exklusiv vergibt, also nur eine Personalberatung hierfür mandatiert. In diesem Kontext wird auch gerne von Executive Search oder Direct Search gesprochen.

„Unsere Führungsrollen ab 100k aufwärts werden nie ausgeschrieben.
Wir lassen diese direkt suchen und mandatieren hierfür Beratung XYZ exklusiv und retained.“

Zusammengefasst wird beim Retainer-Modell jedes Projekt zuerst auf seine Marktfähigkeit hin über­prüft, bevor es angenommen wird und es findet bereits bei der Auftragsklärung eine Beratungsleistung – meist in Form eines Vor-Ort-Termins von mehreren Stunden – statt. Dieses Honorarmodell kann auch mit folgendem Motto zusammengefasst werden: “What you get is what you need” (or at least: what is available).


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